Skype for Business for Android

Analys av Reviewed

För den som redan använder Skype för företag på jobbet kan Android-appen kännas som en naturlig förlängning av arbetsdagen: möten och jobbsamtal följer med när man lämnar datorn. Skype för företag riktar sig däremot främst till personer vars arbetsplats faktiskt använder tjänsten. Jag skulle inte välja den som en allmän meddelandeapp bara för att namnet är bekant; värdet beror mycket på om kollegor och organisation är där.

När appen känns användbar från första veckan

Den första veckan brukar en arbetsapp prövas i konkreta situationer snarare än genom en lång upptäcktsrunda. Jag tänker exempelvis på att få ett möte inbokat medan man är på väg mellan två platser, eller att behöva nå en kollega utan att öppna jobbdatorn. Om arbetsflödet redan bygger på Skype för företag kan mobilen minska avbrottet mellan sådana tillfällen och den vanliga arbetsdagen.

Det viktiga är alltså inte att appen ska ersätta allt annat, utan att den ska göra arbetskontakten tillgänglig när datorn inte är det. Ett användbart första test är att prova den i en verklig arbetsvecka: delta i de möten du ändå skulle ha gått på och se om mobilen hjälper när du är bort från skrivbordet. Om den mest står oanvänd efter installationen är det ofta ett tecken på att arbetsplatsens rutiner inte passar den.

En praktisk detalj är att skilja mellan att ha appen installerad och att faktiskt ha ett fungerande arbetsflöde. Kontrollera i förväg att du kan logga in med den åtkomst arbetsgivaren använder, och prova ett kort samtal eller möte innan du förlitar dig på den under en viktig arbetsdag. Det är en liten kontroll som kan spara besvär när du inte har datorn nära till hands.

För ett vardagligt scenario: du sitter på tåget och behöver lyssna in på ett arbetsmöte. Mobilen kan då vara smidigare än att vänta tills du kommer fram, men jag skulle fortfarande välja en lugn plats och hörlurar om samtalet kräver att du bidrar. En telefon gör deltagandet möjligt; den gör inte buller, dålig uppkoppling eller brist på privat utrymme mindre besvärande.

Vem får mest nytta av den?

Appen passar bäst för anställda som redan har Skype för företag som en del av arbetsplatsens kommunikation och ibland behöver vara nåbara utanför kontoret. Den kan också vara värdefull för den som ofta rör sig mellan möten och vill slippa gå miste om ett samtal bara för att datorn ligger kvar på skrivbordet.

Om kollegorna däremot använder en annan tjänst blir nyttan begränsad. En kommunikationsapp fungerar bäst när gruppen samlas kring samma kanal; att be alla byta för att använda en enskild mobilapp är sällan ett rimligt upplägg. För privat kontakt finns det dessutom inget självklart skäl att välja en jobbcentrerad lösning framför de appar som vänner och familj redan använder.

Värdet efter den första månaden

Efter nyhetens behag avgörs värdet av återkommande situationer. Om du regelbundet tar emot arbetskontakter, ansluter till möten eller behöver hålla dig tillgänglig när du inte sitter vid datorn kan appen förtjäna en plats på hemskärmen. Om behovet bara uppstår någon enstaka gång är det rimligare att se den som ett verktyg att öppna vid behov, inte som en tjänst du måste använda varje dag.

Jag tycker att den här skillnaden är viktig. Mobilversionen tillför mest när den kompletterar en befintlig arbetsvana, inte när man försöker skapa en ny vana utan stöd från kollegorna. Ett enkelt sätt att bedöma nyttan är att efter några veckor fråga sig om appen faktiskt har hjälpt dig att delta eller svara i situationer där du annars inte hade kunnat göra det. Om svaret är ja finns ett tydligt skäl att behålla den.

För att få bättre vardagsnytta kan du själv bestämma när mobilen ska vara en arbetskanal. Exempelvis kan du använda den för att ansluta när du är på språng, men undvika att låta varje arbetsnotis avbryta privata aktiviteter. Den gränsen är särskilt relevant för en app som följer med i fickan: tillgänglighet är en fördel när du behöver den och en belastning när den blir ständig.

Skype för företag är en jobbrelaterad app från Microsoft Corporation. Den är gratis att installera, har åldersmärkningen PEGI 3 och har funnits sedan den 29 mars 2013. Den har omkring 3,5 i genomsnitt från cirka 174 000 betyg och fler än 10 miljoner installationer. Sådana siffror säger något om hur många som har provat den, men de avgör inte om den passar just din arbetsplats; den avgörande frågan är fortfarande om organisationen använder den.

Underhåll: litet arbete, men beroende av arbetsplatsen

Den dagliga skötseln är i första hand att hålla appen redo för de tillfällen då jobbet kräver den. Jag skulle kontrollera att inloggningen fungerar innan en viktig mötesdag och inte vänta tills jag står utanför kontoret med en brådskande uppgift. Det är inte ett komplicerat underhållsprojekt, men arbetsappar kan bli frustrerande om åtkomst eller arbetsrutiner har ändrats sedan man senast använde dem.

Det finns också en skillnad mellan att underhålla själva appen och att underhålla sin roll i arbetsflödet. Om din arbetsplats byter kommunikationssätt kan en app som tidigare var central snabbt bli överflödig. Jag skulle därför inte behålla den enbart av vana; se efter om kollegor fortfarande använder den och om den fortfarande är rätt väg in till de möten du behöver delta i.

En mindre uppenbar vana är att inte använda telefonen som enda beredskapsplan för viktiga möten. Mobilen är bra när du behöver röra dig, men om du måste presentera, anteckna mycket eller hantera flera arbetsuppgifter samtidigt kan en dator vara ett bättre huvudverktyg. Att ha appen som reserv för deltagande snarare än att kräva att den klarar varje arbetsuppgift ger en mer realistisk bild av dess roll.

För vissa användare blir hanteringen också en fråga om arbetsgränser. Om du vill hålla jobb och privatliv isär kan du välja att bara öppna appen under arbetstid eller när du väntar ett viktigt samtal. Det är ett konkret sätt att behålla nyttan utan att göra mobilen till en ständig förlängning av kontoret.

Jämfört med andra sätt att kommunicera på jobbet

Jämfört med att använda en stationär arbetslösning ger en mobilapp frihet att ansluta när du inte är vid skrivbordet, men telefonens mindre skärm och rörliga miljö passar inte lika bra för varje möte. Jämfört med vanliga konsumentappar är styrkan här kopplingen till arbetsplatsens kommunikationsvanor, inte att den automatiskt skulle vara det bästa valet för alla slags samtal.

Om ditt team huvudsakligen använder en annan arbetsplattform är det oftast bättre att följa den gemensamma lösningen, särskilt när möten, kontakter och arbetsrutiner redan är samlade där. Att ha flera appar som gör ungefär samma sak kan skapa onödiga frågor: var kommer ett samtal, vilken kanal ska du bevaka och vilken tjänst är rätt för nästa möte? Jag skulle bara lägga till Skype för företag om det fyller en tydlig funktion som de andra verktygen inte fyller i din vardag.

En bra tumregel är att välja verktyg efter arbetsgruppens faktiska användning, inte efter vad som verkar mest bekant. Om arbetsgivaren förväntar sig att du ska använda Skype för företag är mobilversionen ett rimligt komplement. Om du själv försöker ordna videosamtal med människor utanför den miljön är en tjänst som redan används av dem sannolikt enklare.

Var tröttheten kan börja

Den vanligaste risken är att appen blir ännu en plats att bevaka. När jobbsamtal redan kommer genom andra kanaler kan ytterligare en app göra det svårare att veta var man ska svara. Den kan också kännas onödig om arbetet nästan alltid sker vid en dator eller om möten sällan kräver att du är med när du är på språng.

Det finns en annan sorts friktion: mobilitet innebär inte alltid bekvämlighet. Ett snabbt samtal kan fungera fint när du sitter ostört, men ett längre möte blir mindre praktiskt om du måste läsa material, skriva utförliga anteckningar eller bidra aktivt. I de lägena skulle jag välja datorn när det går och använda telefonen som ett alternativ för tillfällen då det är viktigare att vara med än att ha den bästa arbetsmiljön.

Det är också värt att vara realistisk kring förväntningarna. En app kan göra en befintlig arbetsrutin lättare att nå, men den kan inte lösa otydliga mötesvanor eller få en grupp att kommunicera på ett enhetligt sätt. Om du ofta missar viktig information för att teamet använder flera kanaler är det bättre att reda ut vilken kanal som gäller än att bara installera ännu ett verktyg.

Min bedömning på lång sikt

Skype för företag förtjänar långvarig plats på mobilen när det är en etablerad del av jobbet och du återkommande behöver nå arbetskommunikationen utanför skrivbordet. Då är nyttan ganska jordnära: appen gör det lättare att följa med i arbetsdagen när du är på väg eller inte kan öppna datorn. För den som sällan använder tjänsten blir den däremot lätt en ikon utan tydlig uppgift.

Jag skulle rekommendera den till någon vars arbetsgivare redan använder den och som har ett konkret behov av mobilt deltagande. Jag skulle råda andra att först ta reda på vilken kommunikationslösning arbetsgruppen faktiskt använder, i stället för att installera den i hopp om att den ska vara användbar av sig själv. Det är ett enkelt val som minskar risken för dubbla kanaler och onödiga avbrott.

Min slutsats är att appen kan behålla sitt värde efter den första veckan, men bara genom återkommande användning i rätt arbetsmiljö. Prova den i en vanlig arbetsvecka, kontrollera att den passar dina mötesvanor och behåll den om den löser ett verkligt problem. Om den mest skapar en extra plats att hålla koll på är det bättre att lägga sin uppmärksamhet där kollegorna redan kommunicerar.

Skype for Business for Android Vanliga frågor