PayPal POS (f.d. Zettle)

Analys av Reviewed

När jag tar betalt för en vara eller tjänst vill jag att själva betalningen ska gå snabbt, utan att resten av arbetsdagen blir mer rörig. PayPal POS, tidigare Zettle, är en kassalösningsapp från PayPal Mobile för företagare som vill hantera betalningar via mobilen. Den är gratis att ladda ner och har PEGI 3, men det betyder förstås inte att den passar alla: det viktiga är om den passar företagets sätt att sälja och följa upp intäkter.

Jag tycker att det är bäst att se appen som en del av en genomtänkt arbetsrutin, inte som en komplett lösning på företagets administration. Den kan vara praktisk vid försäljning ansikte mot ansikte, men värdet beror på hur du förbereder arbetet, håller ordning på försäljningen och hanterar situationer när något inte går som planerat.

Från förberedelse till avslutad försäljning

Börja med arbetsflödet, inte med appen

Innan jag väljer ett kassasystem brukar jag reda ut hur betalningen faktiskt går till: säljer jag på en fast plats, rör jag mig mellan kunder eller tar jag betalt efter att ett arbete är klart? PayPal POS är främst relevant när kunden och säljaren möts och betalningen behöver registreras direkt. För en frisör, hantverkare, marknadsförsäljare eller liten butik kan mobilen då bli en naturlig del av kassaplatsen.

En användbar rutin börjar före kundmötet. Se till att du vet vad du säljer, hur du vill registrera försäljningen och vem som ansvarar för att stämma av den senare. Om flera personer delar på arbetet hjälper det att komma överens om samma sätt att hantera betalningar. Annars riskerar även en smidig app att bli ännu ett ställe där information hamnar utan tydlig uppföljning.

Det är här jag ser den största skillnaden mellan ett kassasystem och en fristående kortläsare. En kortläsare kan vara tillräcklig om det enda behovet är att ta emot en betalning. En POS-app är mer intressant när du vill ha betalningen som en del av ett löpande försäljningsflöde. Samtidigt ska man inte förvänta sig att ett kassasystem automatiskt löser bokföring, lager eller planering. Välj det för den arbetsuppgift det faktiskt ska hjälpa till med.

Fånga försäljningen utan att skapa efterarbete

När en kund handlar vill jag kunna hålla uppmärksamheten på personen, inte fastna i telefonen. Därför är det klokt att förbereda telefonen och kassaarbetet innan försäljningen drar igång. Testa rutinen i lugn och ro, kontrollera att du vet hur du går från försäljning till betalning och bestäm var du samlar dagens underlag. Det är enkla steg, men de gör större skillnad än att försöka lära sig flödet mitt i en kö.

Ett konkret exempel är en säljare på en helgmarknad. Under rusningen är det lätt att blanda ihop vilken vara som sålts och vilken betalning som hör till vilken kund. Om säljaren registrerar köpet direkt, i stället för att lita på minnet och skriva ned allt senare, blir avstämningen efter stängning mindre osäker. Den vinsten handlar inte bara om snabbare betalning; den handlar om att fånga försäljningen när den sker.

Mitt tips är att hålla rutinen liten: registrera varje köp på samma sätt, undvik att skjuta upp noteringar och avsätt en bestämd stund för att gå igenom dagens försäljning. Om appen används på flera telefoner eller av flera medarbetare behöver alla förstå samma rutin. En konsekvent registrering är mer värdefull än en avancerad arbetsgång som ingen orkar följa.

Bygg en rutin som håller även på stressiga dagar

Det är lätt att tänka att kassaarbetet bara består av själva betalningsögonblicket. I praktiken finns ett före och ett efter: du behöver vara redo när kunden kommer, och du behöver kunna gå tillbaka till dagens försäljning när arbetet är slut. Jag skulle därför lägga in en kort öppningsrutin och en kort avslutningsrutin, även om verksamheten är liten.

Vid dagens början kan du kontrollera att mobilen är laddad, att den är tillgänglig och att du har det som behövs för din planerade försäljning. Efteråt kan du gå igenom registreringarna och jämföra dem med din egen uppfattning om hur dagen gick. Den jämförelsen är särskilt användbar om du säljer flera olika varor eller arbetar på olika platser. Den hjälper dig också upptäcka glömska innan den blir ett återkommande problem.

För den som driver verksamheten ensam kan en fast avstämning efter sista kunden räcka för att skapa ordning. För ett team är det bättre att bestämma vem som tar ansvar för kontrollen och när den görs. Jag skulle inte förlita mig på att alla automatiskt använder systemet likadant. Ett kort gemensamt arbetssätt minskar risken för missförstånd och gör det enklare att lämna över ett arbetspass.

Det här arbetssättet gör också appen lättare att bedöma. Om du efter en period märker att försäljningen blir tydligare och efterarbetet mindre, fyller den en verklig funktion. Om du fortfarande måste föra samma information manuellt på flera ställen kan arbetsflödet behöva ändras, eller så är en annan typ av kassalösning bättre.

Var friktionen kan uppstå

En mobil kassalösning är beroende av att telefonen är redo när du behöver den. Urladdat batteri, en skadad enhet eller ett stressigt kundflöde kan göra betalningsögonblicket mindre smidigt. Jag skulle därför inte låta mobilen vara den enda delen av planen: tänk i förväg igenom hur du hanterar en tillfällig störning och hur du informerar kunden om betalningen behöver vänta.

Det finns också en praktisk gräns mellan enkel försäljning och mer omfattande administration. Om du behöver noggrann lagerstyrning, avancerad rapportering eller ett system som samlar många delar av verksamheten kan en mer komplett kassaplattform vara ett bättre val. PayPal POS bör inte väljas enbart för att det är kopplat till ett välkänt betalningsvarumärke; jämför i stället arbetsflödet med dina faktiska krav.

En annan möjlig friktion är vanan att hantera försäljning på flera sätt. Om vissa köp registreras i appen och andra bara antecknas på papper blir uppföljningen ojämn. Det kan kännas snabbare att hoppa över registreringen när det är mycket att göra, men då försvinner en del av nyttan. Bestäm därför i förväg vilka typer av försäljning som ska gå genom kassaflödet och håll fast vid den principen.

Det är också värt att fundera på hur verksamheten tar betalt i vanliga fall. Om nästan alla kunder betalar via en annan kanal eller om verksamheten huvudsakligen säljer online kan en mobil POS-app vara ett komplement snarare än navet i arbetet. Om behovet bara är att ibland ta emot betalningar bör du väga nyttan av ett särskilt kassaflöde mot den extra rutin det innebär.

Vem får mest nytta av PayPal POS?

Jag skulle främst rekommendera appen till småföretagare och självständiga säljare som tar betalt direkt av kunder och vill registrera köpen i samband med försäljningen. Den passar särskilt bra att överväga om du ofta arbetar utanför ett traditionellt kassabord och vill kunna använda mobilen som en del av betalningsrutinen. Den kan även vara relevant för ett mindre team, förutsatt att alla följer samma arbetssätt.

Den är mindre självklar för företag som kräver ett omfattande system för lager, rapportering och flera administrativa processer. Den passar inte heller den som bara vill ha ett enkelt sätt att anteckna intäkter utan att använda en kassalösning. I de fallen kan ett bokföringsverktyg, en mer komplett kassaplattform eller en enklare betalningslösning vara bättre, beroende på vad som faktiskt saknas i arbetsdagen.

PayPal Mobile står bakom appen. PayPal POS har en genomsnittlig användarbetyg på 3,7 från omkring 43 000 betyg och har installerats över en miljon gånger. Den är gratis att hämta, och version 8.33.0 kräver minst iOS 8.1. Sådana uppgifter kan hjälpa dig att orientera dig, men jag skulle låta den egna försäljningsrutinen väga tyngre än popularitetssiffror när jag avgör om den passar.

Appen har funnits sedan den 16 oktober 2012, vilket gör den till en etablerad del av PayPals utbud snarare än ett helt nytt kassakoncept. Det betyder inte att den automatiskt är rätt för varje verksamhet. Innan du bygger hela försäljningsrutinen kring den bör du fundera på om du behöver en mobil kassalösning, hur du ska stämma av dagens köp och vad du gör när telefonen inte är redo.

Min slutsats är att PayPal POS är mest intressant när du vill föra samman kundmötet, betalningen och registreringen i ett enkelt återkommande arbetssätt. Det är inte ett skäl att välja bort planering eller kontroll; snarare fungerar appen bäst när de delarna redan har en tydlig plats i arbetsdagen. Om det beskriver din verksamhet är den värd att prova som kassaverktyg. Om du behöver ett bredare system eller bara tar betalt sporadiskt skulle jag först jämföra med alternativ som bättre matchar just det behovet. PayPal POS gör störst nytta när den löser ett konkret moment och inte bara blir ännu en app att hålla reda på.

PayPal POS (f.d. Zettle) Vanliga frågor