Telavox

Analys av Reviewed

När jag använder mobilen för jobbkommunikation vill jag kunna skilja på samtal som hör till arbetet och resten av dagen, utan att behöva jaga kollegor i flera olika kanaler. Det är den typen av vardagsproblem Telavox försöker lösa: appen för samman företagets kommunikation i ett och samma mobila verktyg. Min bedömning är att den passar bäst när arbetsplatsen redan använder Telavox som sin gemensamma lösning, snarare än för den som bara vill ha ännu en fristående meddelandeapp.

En samlad arbetskanal i mobilen

Det viktiga är sammanhanget, inte bara appen

Telavox är en kommunikationsapp från utvecklaren Telavox. Den riktar sig alltså inte främst till privat chatt eller till att ersätta vanliga samtal mellan vänner. Värdet ligger i att göra företagets kommunikation tillgänglig när man inte sitter vid en dator. Om arbetsplatsen har byggt sina rutiner runt tjänsten kan mobilen bli en praktisk fortsättning på den arbetsmiljö man redan använder.

Det här är en skillnad som är lätt att missa när man jämför appar efter en kort beskrivning. En vanlig chattapp kan vara smidigare för informella grupper, men den löser inte automatiskt behovet av en gemensam företagskanal. Telavox blir därför mer relevant när kollegor, arbetsflöden och kontaktvägar redan är knutna till samma system. Om resten av teamet inte använder det blir nyttan förstås betydligt mindre.

Jag ser den främsta styrkan i att kunna hålla arbetskontakten nära till hands utan att låta den spridas över privata meddelandetrådar. Det kan göra det lättare att hitta rätt sammanhang för en fråga och hålla jobbrelaterad kommunikation åtskild från familjens gruppchatt. Men appen är inte magisk: tydliga rutiner på arbetsplatsen behövs fortfarande för att avgöra var olika frågor ska tas upp och när man förväntas svara.

Så märks det i en vanlig arbetsdag

Tänk dig en arbetsdag där du rör dig mellan möten, kundbesök och korta pauser vid skrivbordet. En kollega behöver få tag på dig om en ändring, samtidigt som du inte vill hålla koll på flera privata kanaler. Med en företagsapp som Telavox kan kommunikationen ligga samlad i den arbetsmiljö organisationen valt. Den praktiska vinsten är mindre letande och färre funderingar över vilken kanal som gäller.

En användbar vana är att komma överens med teamet om vad som hör hemma i den gemensamma lösningen och vad som bör tas direkt med en person. Då blir appen inte bara en inkorg, utan en del av ett begripligt arbetssätt. För en snabb fråga kan en kort kontakt vara rimlig; för ett beslut som flera behöver kunna följa i efterhand är det klokare att använda den kanal teamet faktiskt bevakar och återkommer till.

Jag skulle också tänka på hur man hanterar gränsen mellan tillgänglighet och fritid. Att arbetskommunikation finns i fickan betyder inte att man måste vara nåbar hela tiden. Det är en mänsklig och organisatorisk fråga snarare än något en app ensam kan lösa. Om arbetsplatsen saknar överenskommelser om svarstider kan en samlad kommunikationsapp i stället göra det lättare att känna att man alltid borde läsa av den.

För den som ofta arbetar på språng är den skillnaden särskilt viktig. Mobil åtkomst är praktisk när man behöver hålla sig uppdaterad mellan arbetsmoment, men den fungerar bäst när notiser och förväntningar är rimliga. Jag rekommenderar därför att man först funderar på vilka typer av meddelanden som verkligen behöver nå en direkt. En tydlig rutin minskar risken att den gemensamma kanalen blir ett ständigt avbrott.

När en samlad lösning gör störst nytta

Telavox känns mest motiverad för ett företag där medarbetare behöver kommunicera även när de inte är på samma plats eller sitter framför samma arbetsdator. Det kan handla om personer som växlar mellan kontor och externa arbetsuppgifter, eller om team där snabba besked behöver nå fram medan dagen pågår. I sådana situationer kan en gemensam företagsapp vara mer praktisk än att varje person väljer sin egen favoritkanal.

Den passar också bättre när arbetsgivaren redan har valt Telavox än när en enskild anställd försöker införa den på egen hand. En kommunikationslösning blir bara samlad om rätt personer finns där och använder den konsekvent. Innan du installerar den för att lösa ett problem på egen hand är det därför klokt att fråga om arbetsplatsen faktiskt använder tjänsten och vilka rutiner som gäller. Annars riskerar du att behöva kontrollera både den nya appen och de gamla kanalerna.

En konkret fördel med att hålla arbetskontakten i en gemensam miljö är att det blir enklare att se organisationens val som en helhet i stället för att behandla varje medarbetares mobil som ett eget system. Det kan vara särskilt hjälpsamt när ett team vill minska spridningen mellan privata chattar, e-post och arbetsrelaterade kontaktvägar. Samtidigt kräver det att arbetsgivaren tar ansvar för hur lösningen ska användas; appen ersätter inte gemensamma spelregler.

Det du bör väga in före installation

Det finns en tydlig avvägning: ju mer användbar Telavox är som företagets gemensamma kanal, desto mindre poäng finns det i att använda den ensam. Om kollegorna fortsätter att skicka allt via andra appar får du ingen samlad vardag, utan ytterligare en plats att kontrollera. Det är därför inte bara appens egenskaper som avgör om den passar, utan hur väl arbetsplatsen har infört den.

Den är inte heller det självklara valet för någon som bara vill ha en enkel privat chattapp eller en personlig lösning för att ringa och skriva till vänner. Där är etablerade konsumentappar ofta mer naturliga, eftersom alla redan kan använda dem utan att vara del av en arbetsorganisation. Telavox fyller en annan roll: den hjälper framför allt när kommunikationen hör till ett företags arbetssätt.

Jag skulle också vara realistisk kring den mobila formen. En telefon är bra för korta kontakter och för att hålla koll när man inte är vid sin vanliga arbetsplats, men den är inte alltid rätt redskap för långa diskussioner eller komplicerade arbetsfrågor. Om ett samtal kräver mycket bakgrund, dokumentation eller eftertanke kan det vara bättre att fortsätta i företagets mer lämpade arbetsmiljö. Den här appen bör ses som en tillgänglig kontaktväg, inte som en garanti för att varje arbetsuppgift blir enklare på en liten skärm.

En annan praktisk fråga är hur mycket av arbetsdagen du vill ha på samma enhet som privatlivet. För vissa är det bekvämt att kunna nå arbetskommunikationen direkt från mobilen. För andra innebär det att jobb och ledighet flyter ihop. Om du hör till den senare gruppen bör du väga nyttan mot behovet av tydliga gränser och komma överens med arbetsgivaren om när du förväntas vara tillgänglig.

En rimlig bild av appens mottagande

Appen är kostnadsfri att hämta och har PEGI 3 som åldersmärkning. Den har varit ute sedan den 17 juni 2010, och den aktuella versionen är 5.9.4.7. Det visar att det rör sig om en etablerad tjänst med en lång historia, men lång tid på marknaden är inte i sig ett bevis på att upplevelsen passar varje arbetsplats.

Omdömena ger också skäl att gå in med realistiska förväntningar: genomsnittsbetyget är 3,2 utifrån 257 betyg, och appen har 79 recensioner. Den har laddats ned över 100 000 gånger, vilket visar att den används av många, men säger inte om just din organisation har lyckats få sina rutiner att fungera. Jag skulle se betyget som en signal att kontrollera hur väl appen passar det egna arbetssättet, inte som ett ensamt skäl att välja bort den.

För att bedöma nyttan är det mer relevant att fråga kollegorna hur de använder tjänsten än att bara titta på ett genomsnitt. Får teamet faktiskt viktig information där? Vet alla vilken kanal de ska välja? Om svaret är ja kan en mobil väg in i företagets kommunikation kännas naturlig. Om svaren varierar mellan avdelningar är problemet sannolikt lika mycket en fråga om organisation och vanor som om själva appen.

Vem får mest ut av den?

Jag skulle rekommendera Telavox till dig som arbetar i en organisation där tjänsten redan är en del av vardagen och där du behöver nå arbetskommunikationen när du inte sitter vid en dator. Den kan passa bra för team som vill undvika att arbetskontakter hamnar utspridda i privata appar, förutsatt att alla berörda använder den på samma sätt. Den största vinsten är då inte någon enskild finess, utan att telefonen ger tillgång till den gemensamma arbetskanal ni redan har valt.

Jag skulle däremot avstå om du söker en fristående chattapp för familj och vänner, om din arbetsplats använder andra system eller om du vill hålla arbetsrelaterade aviseringar helt borta från mobilen. I de fallen är en vanlig konsumentapp eller företagets befintliga kanal troligen ett bättre val. Telavox blir som mest användbar när den faktiskt samlar kommunikation, inte när den bara läggs till ovanpå ett redan splittrat upplägg.

Min slutsats är därför ganska enkel: Telavox är värd att prova när den är en del av företagets gemensamma arbetssätt, men mindre övertygande som ensam lösning. Kontrollera först att kollegorna använder den, kom överens om vilka frågor som hör hemma där och sätt gränser för när arbetskontakt ska vara aktiv. Med de förutsättningarna kan den göra det smidigare att hålla sig i kontakt under en rörlig arbetsdag; utan dem är det lätt att få ännu en app att bevaka.

Telavox Vanliga frågor